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1、 企 業(yè) 規(guī) 章 制 度 (一)總則： 　　1．為加強公司的財務工作和經營管理以及提高經濟效益，特制定本規(guī)定。 　　2．公司財務部門的職能是： 　　1〉認真貫徹執(zhí)行國家有關的財務管理制度，遵守《會計法》、《公司法》及集團公司章程； 　　2〉建立健全財務管理的各種財務管理制度，編制財務計劃，加強經營核算管理，反映、分析財務計劃的執(zhí)行情況，檢查監(jiān)督財務紀律； 　　3〉積極為經營管理服務，促進公司取得較好的經濟效益； 　　4〉編制信貸計劃，積極籌措資金；加強應收款管理，搞好資金回籠；厲行節(jié)約，合理使用資金；

2、　　5〉合理分配公司收入，及時完成需要上繳的稅收及管理費用； 　　6〉及時報送各種報表，主動配合財政、稅務、銀行等有關部門了解、檢查財務工作； 　　7〉辦理公司交給的其他工作。 　　3．公司財務部由經理兼總會計師，下設主管會計、會計、出納、記帳員。 　　(二)崗位職責制度： 　　1．財務經理兼總會計師負責公司的下列工作： 　　1〉編制和執(zhí)行預算、財務收支計劃、信貸計劃；擬定資金籌措和使用方案，開辟財源，有效的使用資金； 　　2〉進行成本費用預測、計劃、控制、核算、分析和考核，督促本公司有關部門降低消費、節(jié)約開支、提高經濟效益； 　　3〉建立健全經濟核算制度，利用財務會計資料

3、進行經濟活動分析；定期檢查分析公司財務收支、成本和利潤的執(zhí)行情況，挖掘增收節(jié)支潛力，考核資金使用效果，及時向總經理提出合理化建議，當好參謀助手； 　　4〉審核公司原始憑證的真實性、合法性、合理性、規(guī)范公司的經濟行為； 　　5〉完成總經理交辦的其他工作。 　　2．主管會計的工作職責： 　　1〉編制和報送各種報表； 　　2〉辦理信貸手續(xù)； 　　3〉辦理工商、稅務、信貸的年檢工作； 　　4〉負責往來帳款的核對，及時收取應收帳款； 　　5〉負責公司的發(fā)票管理工作和檔案保管工作； 　　6〉當好財務部經理的助手，完成財務經理交辦的其他工作。 　　3．財務處出納的工作職責： 　

4、　1〉認真執(zhí)行現(xiàn)金管理制度； 　　2〉嚴格執(zhí)行庫存現(xiàn)金限額，超過部分必須及時送存銀行，不得坐支現(xiàn)金，不得白條抵庫； 　　3〉嚴格審核收支憑證，加強支票管理，嚴格支票使用手續(xù)； 　　4〉積極配合銀行做好對帳、報帳工作，及時編制銀行余額調節(jié)表； 　　5〉配合會計做好各種帳務處理； 　　6〉完成總經理交辦的其他工作。 　　4．財務處記帳員的工作職責： 　　1〉認真審核記帳憑證的科目運用是否恰當； 　　2〉審核所附原始憑證的準確性，是否符合有關規(guī)定，是否有不合法、不合理的收支憑證，發(fā)現(xiàn)問題及時向財務經理匯報處理； 　　3〉及時完成帳簿的登記工作； 　　4〉打印、裝訂憑證和帳簿，

5、完成會計資料的歸檔工作； 　　5〉負責有關帳務的查詢工作； 　　6〉完成財務經理交辦的其他事務。 　　(三)財務管理制度： 　　1．事業(yè)部（分公司）承攬工程必須經公司承攬，一切收入款項必須撥入公司帳戶，經總經理批準按公司統(tǒng)一規(guī)定分包給事業(yè)部（公司）。分公司實行獨立核算，自負盈虧，稅金由公司代扣。 　　2．各項目負責人在任職期間，應實行抵押或協(xié)議的方式對項目部的經濟活動負責，抵押物及協(xié)議由公司根據具體情況制定，以個人不動產抵押的必須經有關部門登記、公證。 　　3．公司實行合并報表及年度審計，每月27日是公司的結帳日期，一年一度的審計工作由公司統(tǒng)一安排。 　　財務人員辦理會計事項

6、必須填制或取得原始憑證，并根據審核的原始憑證編制記帳憑證，會計、出納、記帳員都必須在記帳憑證上簽字，所購材料物資必須經保管員辦理出入庫手續(xù)。 　　4．財務人員應對本公司實行會計監(jiān)督，對不真實、不合法的原始憑證不予受理；對不準確、不完整的原始憑證予以退回，要求更正、補充。 　　5．財務人員應會同有關人員定期進行財務清查，保證帳簿記錄與實物、款項相符。發(fā)現(xiàn)問題應及時寫出書面報告，并請求查明，做出處理。 　　6．財務人員調動工作或離職，必須與接管人員辦理交接手續(xù)，并有專人監(jiān)交。 　　7．公司必須按會計制度和稅法規(guī)定提取福利費、教育經費、折舊等，發(fā)生的醫(yī)藥費、贊助費、罰款等按規(guī)定列支，不得列支

7、成本，超支的招待費由本單位自有資金列支。 　　8．公司的工資、獎金按不超過產值25％的工資含量(在稅務政策不變的前提下)列支成本，超出部分按稅法規(guī)定繳納所得稅。 　　9．未經公司同意不得濫發(fā)獎金，對發(fā)放的工資、獎金按稅務規(guī)定應繳納個人所得稅的，由本公司代扣，個人負擔。 　　10．各部室（事業(yè)部、分公司）不得私自設立帳戶，不得坐支任何收入款項，不得簽發(fā)空頭支票。 　　11．公司根據利潤總額，先彌補前年度虧損，再按規(guī)定計提企業(yè)所得稅，按公司章程規(guī)定提取盈余公積金、公益金后，再進行分配，其分配方案由各公司總經理進行擬定，報公司總裁審議決定。 　　12．公司對各分公司、事業(yè)部的閑置資金，在不

8、影響分公司使用的前提下進行調配，需長期使用時，經公司經理同意，辦理借款手續(xù)，實行有償使用，使用單位按同期銀行貸款利率計算并支付利息。 　　(四)支票、匯票、發(fā)票管理制度： 　　1．公司支票由出納員保管，支票使用時必須有“支票領用單”，經主要負責人簽字，然后按批準金額封頭，填寫日期、用途、登記號碼，領用人在支票領用簿上簽字備查。 　　2．支票使用后憑支票存根，原始憑證由經手人簽字、會計核對(購置物品由保管員簽字)、負責人審批，填寫金額要無誤，完成后交出納人員。原領用人在“支票領用單”及登記簿上注銷。 　　3．支票使用后未交回存根，財務人員月底清帳時憑“支票領用單”轉應收款，發(fā)工資時從

9、工資中扣還，當月工資扣還不足，逐月延扣，直至領用人完成報帳手續(xù)。 　　(五)現(xiàn)金管理制度： 　　l．現(xiàn)金使用范圍： 　　1〉職工工資、津貼、獎金； 　　2〉個人勞務報酬； 　　3〉差旅費； ， 　　4〉職工生活費； 　　5〉1000元以下的零星開支。 　　2．支付1000元以上款項，應以支票或匯票支付，確需用現(xiàn)金支付的，應經負責人批準、主管會計審核后支付現(xiàn)金。 　　3．公司業(yè)務人員需支用現(xiàn)金時，必須填制“現(xiàn)金使用審批單”由總經理審批、財務經理簽字后支?。皇褂煤笥山浭秩撕炞?，總經理核批，財務經理審查后入帳。 　　4．各項目提取現(xiàn)金時，必須由項目負責人填制憑證并簽字后

10、，由分公司（事業(yè)部）出納到財務部辦理取款手續(xù)。 　　5．一切開支的單據，必須在三日內到財務部辦理結算，否則一律不給予報銷。特殊單據的費用超過三百元，須經當事人兩人證明方可報銷。 　　6出納員應當建立健全現(xiàn)金帳目，逐筆記載現(xiàn)金收付。帳目應當日清月結，每日清點，帳款相符。 　?。?會計檔案管理制度： 　　1．凡是公司的會計憑證、會計帳簿、會計報表、會計文件和其它有保存價值的資料，均應歸檔。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，暫由公司財務部保管一年，期滿后，由財務部編制移交清冊，移交公司檔案室統(tǒng)一保管。 　　2．財務部和檔案室的財務檔案不得攜帶外出，如有特殊需要，經財務負責人批準，

11、可以提供查閱或者復印，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復印財務檔案的人員不得在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。未經批準不得私自翻閱。 　　(七)福利報銷制度： 　　1．享受探親條件的職工(職工與配偶能夠在公休日團聚的除外)探望配偶的每年給假一次，假期為30天；探望外地父母的未婚職工每年給假一次，假期為10天，已婚職工每四年(自結婚之日起)給假一次，假期為20天(以上探親假是在家住的天數(shù)加路程的天數(shù))。 　　2．職工結婚假期為2周，職工直系親屬喪亡給假3天，職工產假為90天。 　　3．職工在享受以上假期前必須提前辦理手續(xù)，經部門負責人同意，報公 　　司公司經理審批后方可休假，并辦理好工作移交手

12、續(xù)。 　　4．職工探親休假期滿，必須按時回公司上班，超期時間按曠工處理。 　　5．職工探親休假期間的工資按基本工資發(fā)放，探親職工報銷往返車票(硬席)，探親期間的其它費用自理。 　　(八)處罰制度： 　　1．出現(xiàn)下列情況之一者，對財務人員予以警告并處本人工資3倍以下罰款： 　　1〉超出規(guī)定范圍、限額使用現(xiàn)金或超出核定庫存現(xiàn)金金額留存現(xiàn)金； 　　2〉用不符合財務會計制度規(guī)定的憑證頂替銀行存款或庫存現(xiàn)金； 　　3〉未經批準，擅自挪用或借用他人資金或支付款項； 　　4〉利用帳戶替他人或其他單位套取現(xiàn)金； 　　5〉未經批準或未按批準的坐支范圍和限額坐支現(xiàn)金； 　　6〉保留帳外款項

13、或將公司款項以財務人員個人儲蓄方式存入銀行； 　　7〉違反本規(guī)定條款認定應予處罰的。 　　2．出現(xiàn)下列情況之一者，對財務人員應予解聘： 　　1〉違反財務制度，造成財務工作嚴重混亂； 　　2〉拒絕提供或提供虛假的會計憑證、帳表、文件資料； 　　3〉偽造、變造、毀滅、隱匿會計憑證、會計帳簿； 　　4〉利用職務之便非法占有或虛報冒領騙取公司財物； 　　5〉弄虛作假、營私舞弊，非法謀私，泄露秘密及貪污挪用公司款項； 　　6〉在工作范圍內發(fā)生嚴重失誤或者由于玩忽職守致使公司利益遭受損失； 　　7〉有其它瀆職行為和嚴重錯誤，應當予以辭退的。 　　3．為維護公司整體形象，各部室負責人及經

14、辦人違反規(guī)定，除由有關部門根據有關規(guī)定進行處罰外，由公司對財務室負責人及經辦人給予罰款： 　　1〉財務室、分公司不按規(guī)定收取款項，私立帳戶擅自支取收入款項坐支使用，按情節(jié)輕重每出現(xiàn)一次給予負責人及經辦人5000元以上罰款； 　　2〉各部室、分公司不按規(guī)定使用資金，開出空頭支票，除由銀行等有關部門處罰外，由公司對負責人及經辦人處以每次1000元以上罰款； 　　3〉財務室、分公司領用支票不按規(guī)定注銷登記，每出現(xiàn)一次對負責人及經辦人給予500元以上罰款； 　　4〉財務室、分公司不按規(guī)定使用、保管發(fā)票；丟失、借用或拆頁，除由稅務部門按《發(fā)票管理規(guī)定》處罰外，對負責人及經辦人處每次5000元罰款

15、； 　　5〉財務室、分公司不按規(guī)定及時報表，對當事人處每次500元罰款； 　　6〉財務室、分公司不按規(guī)定分配資金，濫發(fā)獎金和紅利，按所發(fā)金額的50％給予罰款； 　　7〉財務室、分公司負責人對本單位的會計工作和會計資料的真實性、完整性負責，財務室、分公司負責人授意、指使、強令會計機構、會計人員及其他人員偽造、變造會計憑證、會計帳簿，編制虛假財務會計報告或者隱匿、故意銷毀依法應當保存的會計憑證、會計帳簿、財務會計報告，除按《會計法》規(guī)定承擔法律責任外，由公司對其處以5000元以上罰款； 　　8〉其它違反規(guī)定應予處罰的由公司根據情節(jié)給予處罰。 　　十、行政辦公室管理 　　辦公室工

16、作是公司的窗口，是關系到公司整個工作上請下達的重要環(huán)節(jié)，為了使辦公室的工作真正達到服務、協(xié)調、高效的目的，更好地發(fā)揮好辦公室工作的職能，特制定本工作管理制度。 　　(一)請示報告制度： 　　1．向總經理報告接收到的重要信息、重大事件和其他重要情況，同時請示及時處理的意見。 　　2．及時報告上級的文件、電話通知和交辦的急事，并根據領導的批示意見，及時有效地處理好這些工作。 　　3．對突發(fā)的緊急事件，立即請示報告，并根據領導批示意見立即辦妥，事后匯報辦理情況。 　　4．對有爭議的工作和事情而決定不下，應請示報告，在取得領導明確批示意見后，即開展工作。 　　(二)文件的起草、校對

17、、審批、傳閱制度： 　　1．公司的重要文件由秘書起草，編好文件編號、標明擬發(fā)單位(人)、印制份數(shù)，呈報總經理審批后，交付打印，并在校對無誤后，交由檔案員上報下發(fā)，同時做好登記。 　　2．各部門起草的文件，經由秘書審閱，呈報主管領導或總經理審批后，交付打印，由檔案員上報下發(fā)，同時做好登記。 　　3．上級來文，由秘書進行登記，并填好文件傳閱審批單，呈報總經理閱批。同時根據總經理批示的意見進行傳閱、督辦、并做好文件的回收、轉存。 　　(三)印信管理制度： 　　1．印信的種類：公司印章、部門章、總經理名章、總裁名章。 　　2．印信的使用規(guī)定：對公司經營權有重大關連、涉及政策性問題或以公

18、司名義對政府行政、稅務、金融等機構以公司名義的行文，蓋公司印章。如需要，還應加蓋總經理名章或總裁名章；各部門于經辦業(yè)務的權責范圍內及對于公民營事業(yè)、民間機構、個人的行文以及收發(fā)文件時加蓋部門章。 　　3．印信蓋用：文件需用印，經核準后連同經審核的文件稿等交監(jiān)印人用印。 　　4．各種印信由監(jiān)印人負責保管，印章因公外出使用，做好登記備案，如有遺失或誤用，由監(jiān)印人全權負責。 　　5．監(jiān)印人對未經核準的文件等，不得擅自用印。 　　6．印信遺失時除立即向上級報備外，并應依法公告作廢。 　　7．禁止攜帶有印鑒的空白信件。 　　8．開啟和報廢印鑒，均須按有關規(guī)定正式行文，由辦公室統(tǒng)一承辦。

19、 　　(四)保密制度： 　　1．為保守公司秘密，維護公司權益，特制定本制度。 　　2．公司秘密是關系公司權力和利益，依照特定程序確定在一定時間內只限一定的人員知悉的事項。 　　3．公司附屬機構及職員都有保守公司秘密的義務。 　　4．公司保密工作實行既確保秘密又便利工作的方針。 　　5．公司秘密包括的事項： 　　1〉公司重大決策中的秘密事項； 　　2〉公司尚未討諸實施的經營戰(zhàn)略、經營方向、經營規(guī)劃、經營項目及經營決策； 　　3〉公司內部掌握的合同、協(xié)議、意向書及可行性報告、主要會議紀錄； 　　4〉公司財務預決算報告及各類財務報表、統(tǒng)計報表； 　　5〉公司所掌握的尚未進入市場或

20、尚未公開的各類信息； 　　6〉公司職員人事檔案、工資性、勞務性收入資料； 　　7〉經公司確定應當保密的其他事項。 　　6．保密措施： 　　1〉屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，由公司檔案員負責執(zhí)行； 　　2〉非經總經理批準，不得復制和摘抄； 　　3〉在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的應經總經理批準； 　　4〉不準在私人交往和通信中泄露公司秘密；不準在公共場所談論公司秘密；不準通過其它方式傳遞公司秘密。 　　7．責任與處罰： 　　出現(xiàn)下列情況之一者，給予警告，并扣發(fā)工資30元以上500元以下： 　　1〉泄露公司秘密，尚未造

21、成嚴重后果或經濟損失的； 　　2〉違反本制度第6條規(guī)定的秘密內容的； 　　3〉已泄露公司秘密但采取補救措施的； 　　出現(xiàn)下列情況之一者，予以辭退并酌情賠償經濟損失： 　　1〉故意或過失泄露秘密，造成嚴重，后果或重大經濟損失； 　　2〉為他人竅取、刺探、收買或違章提供公司秘密的； 　　3〉利用職權強制他人違反保密規(guī)定的。 　　(五)會議管理制度： 　　1．開會準備： 　　1〉擬定會議內容、目的、歸納會議事項與要點； 　　2〉決定會議的方式，如出席人員、會場、時間等； 　　3〉會場準備。如會議橫幅、擴音設備、桌椅等。 　　2．主持會議須知。 　　3．參加會議人員需知。

22、 　　4．列席參加公司的例會或行政領導辦公會時應做好會議的記錄，需形成會議紀要的做好有關覆行手續(xù)。 　　(六)考勤及請消假制度： 　　1．公司機關人員應自覺遵守組織紀律，嚴格上下班打卡制度。如遇特殊情況未能按時打卡，應在次日由部門負責人出具證明并簽字，再由辦公室簽字后方予補勤。否則視同遲到或早退處理。 　　2．公司機關人員有事請假，需寫出請假條，經批準后方可休假。否則視同曠工處理。請假在半天之內，經部門負責人簽批；一天之內經分管經理批準；一天以上需經總經理批準。并在休假后及時向簽批領導消假。 　　3．考勤管理規(guī)定 　　第一條 為加強公司職員考勤管理，特制定本規(guī)定。 　　第二

23、條 本規(guī)定適用于公司全體職員。 　　第三條 職員正常工作時間為上午8時30分至12時，下午2時00分至6時，每月前半月單休后半月雙休，因季節(jié)變化需調整工作時間時由辦公室另行通知。 　　第四條 公司職員一律實行上下班打卡登記制度。 　　第五條 所有職員上下班均需親自打卡，任何人不得代理他人或由他人代理打卡，違犯此條規(guī)定者，代理人和被代理人均給予記過一次的處分。 　　第六條 公司每天安排人員監(jiān)督員工上下班打卡，并負責將員工出勤情況報告值班領導，由值班領導報至人力資源部，人力資源部據此核發(fā)全勤獎金及填報員工考核表。 　　第七條 所有人員須先到公司打卡報到后，方能外出辦理各項業(yè)務

24、。特殊情況需經主管領導簽卡批準，不辦理批準手續(xù)者，按遲到或曠工處理。 　　第八條 上班時間開始后5分鐘至30分鐘內到班者，累計3次以上第4次按遲到論處，超過30分鐘以上者，按曠工半日論處。提前30分鐘以內下班者按早退論處，超過30分鐘者按曠工半天論處。 　　第九條 員工外出辦理業(yè)務前須向本部門負責人(或其授權人)申明外出原因及返回公司時間，否則按外出辦私事處理。 　　第十條 上班時間外出辦私事者，一經發(fā)現(xiàn)，即扣除當月全勤獎，并給予警告一次的處分。 　　第十一條 員工一個月內遲到、早退累計達三次者扣發(fā)全勤獎50%，達五次者扣發(fā)100%全勤獎，并給予一次警告處分。 　　第十二條

25、 員工無故曠工半日者，扣發(fā)當月全勤獎，并給予一次警告處分，每月累計三天曠工者，扣除當月工資，并給予記過一次處分，無故曠工達一個星期以上者，給予除名處理。 　　第十三條 職工因公出差，須事先填寫出差登記表，副經理以下人員由部門經理批準；各部門經理出差由主管領導批準；高層管理人員出差須報經總裁批準；工作緊急無法請假時，須在總經理辦公室備案，到達出差地后應及時與公司取得聯(lián)系。出差人員應于出差前先辦理出差登記手續(xù)并交至人力資源部備案。凡過期或未填寫出差登記表者不再補發(fā)全勤獎，不予報銷出差費用，特殊情況須報總經理審批。 　 　　(七)接待管理制度： 　　1．做好來賓的接待工作，應做到文明、

26、禮貌、熱情并向接待領導做好引見工作。 　　2．公司招待就餐原則上在酒店。到酒店就餐，必須到辦公室開派餐單方可。如遇特殊情況需外出就餐，必須經總經理批準后方可，并于次日向總經理報帳簽字。 　　3．辦公室每月匯總酒店的就餐明細，報總經理審閱，嚴格控制好招待費的開支。 　　(八)通訊費用管理制度： 　　公司通訊費用每月由辦公室負責到電信局對帳結算。爾后報總經理審閱簽字后方可報銷。 　　總經理的手機費用按實報銷。中層以上干部的手機費用按每月300元包干使用，節(jié)支歸公司所有，超支部分按每季度的考核從本人的工資中抵扣。 　　(九)打字復印及印刷品的管理制度： 　　1．公司各部門的微機

27、、復印機的日常耗材由各部門各辦公室提供使用明細，經辦公室報總經理審批后統(tǒng)一購買發(fā)放，發(fā)放時由領用人簽字。辦公室微機管理員建立每臺機器耗材的使用數(shù)量及價值回收臺帳，并必須做到帳物相符。 　　2．公司各部門使用的印刷品、部門負責人提報規(guī)格明細和數(shù)量，經辦公室報總經理審批后統(tǒng)一印刷，均由檔案室進行登記入帳，并負責管理發(fā)放，屬公司的列管理費，屬下屬單位的列施工費用。檔案室對印刷品的管理必須做到帳物相符。 　　(十)辦公用品的購置與發(fā)放管理制度： 　　1、公司所有辦公用品的購置都必須經總經理審批后方可購置。 　　2．低值易耗辦公用品各部門每月初應向辦公室提報所購物品的明細，辦公室將根據庫存情

28、況，上報審批后統(tǒng)一購置。 　　3．固定資產的購置，經審批購買后，辦公室統(tǒng)一登記入帳，交由需用人使用。使用人應加以愛護和妥善保管，不得丟失和無故損壞，發(fā)現(xiàn)上述情況，將由使用人進行賠償，賠償金額按所丟失或損失物品的凈值計算。 　　4．低值易耗品的發(fā)放，辦公室應做好發(fā)放登記，并做到帳物相符。 　　(十一)檔案管理制度： 　　l．檔案的分類： 　　施工技術檔案、財務檔案、人事檔案、機械設備物資檔案、工程決算與工程合同檔案、圖集、圖書、音像照片檔案、文書檔案、其他檔案。 　　2．檔案資料的立卷歸檔： 　　1〉立卷歸檔要求書寫工整、字跡清晰、卷面整潔干凈、嚴禁亂涂亂畫； 　　2〉歸檔的

29、原始記錄簽證應真實、齊全，日期、部位明確，嚴禁事后增減或涂改，使用復印件時，應注明原件存放處，以備查詢； 　　3〉檔案管理人員要根據工作需要，編制目錄、卡片、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯集的各種參考資料，以便于查閱。要定期檢查檔案存放狀況，對破損或變質的檔案應及時修補、復制或，作其他技術處理，機密文件、資料歸檔要注意保密，并采取專門的保密措施，專門保管。 　　3．檔案資料的立卷歸檔的時限： 　　1〉文書文件等類檔案資料每年內歸檔一次； 　　2〉財務檔案每年歸檔一次； 　　3〉施工技術檔案，質量體系運行管理資料在工程竣工驗收后12日內完成歸檔工作。 　　4〉工程經濟檔案，在每項工程

30、竣工驗收后，半年內，完成歸檔工作。 　　5〉公司人事檔案、職工技術、職工勞資、社會保險及車輛檔案每年度內整理歸檔一次； 　　6〉質量安全資料檔案每年度內整理歸檔一次； 　　7〉公司大型機械設備檔案每年度內整理歸檔一次。 　　4．檔案的查閱與借用： 　　1〉檔案歸檔后，需查閱或借用時，必須經專業(yè)部門的負責人辦理查閱或借用手續(xù)，并由檔案員做好登記，否則任何人無權查閱或借用； 　　2〉凡屬公司需對外保密的檔案資料，必須經總經理批準，辦好登記手續(xù)后，方可查閱或借用； 　　3〉各種圖集、書籍、文書檔案由檔案員辦理查閱或借用手續(xù)； 　　4〉查閱檔案資料只限所查范圍，不得翻閱無關內容，對檔案

31、資料必須注意愛護，不得損壞，不得涂改、勾畫、剪截和拆卷，更不準抽取或撕毀張頁等。如發(fā)現(xiàn)上述情況，檔案員有權立即制止，停止查閱；并按有關規(guī)定予以處理； 　　5〉對批準摘抄、復制和借出的檔案資料，必須妥善保管，不準公布、翻印、轉借和擴大閱讀范周圍； 　　6〉利用檔案資料完畢后，要親自送還，經審查無誤注銷查借手續(xù)。 　　5．檔案鑒定銷毀： 　　1〉按照國家標準，檔案保管期限劃分為永久、長期、短期三種。永久指無限期保存；長期保存為16--50年；短期保存為15年以下； 　　2〉短期保管的檔案，15 年期滿后應組織鑒定小組進行復查，經領導批準后可以銷毀；長期保存的檔案滿50年，經鑒定小組再次鑒

32、定確無繼續(xù)保存的必要，經領導和有關都門批準后方可銷毀； 　　3〉對需要銷毀的檔案，要編造檔案銷毀清冊，按照規(guī)定的標準手續(xù)進行銷毀，銷毀時必須有兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷完畢，監(jiān)銷人員要簽字。 　　4〉檔案資料保管期具體分類劃分詳見國家檔案法或青島市檔案管理規(guī)定。 　　(十二)公司復印機使用制度： 　　1．復印文件資料耍辦理登記審批手續(xù)，詳填復印時間、標題、份數(shù)，經主管領導或辦公室主任以及核稿人批準簽字后方可復印，超過30份的原則上應打字印刷。 　　2．不得使用復印機復印絕密文件和個人材料，否則需公司領導批準。 　　3．復印機由專人保管使用，其他人員非經允許不得自行開機。 　　(十

33、三)公司打字管理制度： 　　l負責打印以公司名義發(fā)出的文件和公司領導同意印發(fā)的資料會議紀要等文件材料。 　　2．凡需打印的文件必須經核稿，領導簽發(fā)及編號后，方可予以打印。 　　3．打印文件材料要辦理登記手續(xù)。首先填好文印單，然后送公司或職能處室至領導以及核稿人簽字后。有核稿人送打字室打印。 　　4．凡送打字室打印的文件、表格等，字跡要清楚，語句要通順。 　　5．文件打印完畢，收稿人當面清點原稿中的正文部分及打印好的文件并簽字，方可取走打印件。 　　6．打字室為機要部門，打字員要嚴守機密，做到不泄密，不失密，和打印無關的人員不能進入打印室。 　　(十四)公司的報刊、郵件、函電收

34、發(fā)制度： 　　1．公司的公私報刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函電均由公司辦公室負責收發(fā)。 　　2．公司各部門因公需外發(fā)函、電，經辦人應到辦公室審批或登記后可自行到郵局發(fā)，也可由辦公室統(tǒng)一辦理。 　　3．外來郵件一律經辦公室簽收分發(fā)。 　　4．凡掛號、書籍、包單、匯款單、貨運單等由辦公室及時通知收件人并辦理簽收手續(xù)。 　　5．一般公啟函電和職員私人信件，由辦公室每天收后及時送到各個部門或本人。 　　6．不論公私郵件辦公室應隨到隨清，及時分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤。 　　7．報刊訂購每年由辦公室統(tǒng)一辦理一次，各部門可自行根據需要書面申請，總經理批準到辦公室辦理。個人訂購可由辦公室辦理。

35、 　　8．報刊的收發(fā)均由辦公室負責并及時分發(fā)到各部門或個人。需集中裝訂閱覽的要做好管理工作。嚴禁個人私自拿走。 　　(十五)值班制度： 　　1．公司因工作需要，實行部門經理級輪流值班制，值班時應保持不漏崗、不退崗、按時交接班。 　　2．及時準確地傳達上級指示、通知、重要信息和電話，能決定處理的事件立即辦，否則及時向有關領導匯報。 　　3．負責處理和接待來訪者，并及時處理突發(fā)事件，如匪警、匪盜、火警、水災等事件。 　　4．應堅持記錄值班日志。記載的內容應準確無誤，實事求是。值班人應簽名。 　　(十六)衛(wèi)生管理制度： 　　1．辦公室對辦公樓內的衛(wèi)生工作負全責，經常不定期的對各衛(wèi)生區(qū)域的衛(wèi)生責任人進行督促、檢查，確保辦公樓內的衛(wèi)生狀況始終保持整潔。 　　2．各衛(wèi)生區(qū)域的責任人應對自己所管轄衛(wèi)生區(qū)域盡到職責，經常督促檢查，及時處理好出現(xiàn)的問題。 　　3．辦公室對辦公樓內的會議室、接待室、圖紙會審室、教室和公用樓道、廁所的衛(wèi)生負責，確保天天清掃，保證上述場所的衛(wèi)生清潔狀態(tài)。 24