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1、 1．目的 為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,使之規(guī)范化、科學化、制度化,結(jié)合公司實際工作情況,特制定本制度。 2．范圍 公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。 3．內(nèi)容 3.1公司下列主要安全生產(chǎn)資料應進行檔案管理：主要安全生產(chǎn)文件、風險評價信息；培訓記錄；標準化系統(tǒng)評價報告；事故調(diào)查報告；檢查、整改記錄；職業(yè)健康檢查與監(jiān)護記錄；安全生產(chǎn)會議記錄；安全活動記錄；法定檢測記錄；關(guān)鍵設(shè)備設(shè)施檔案；應急演習信息；承包商和供應商信息；維護和校驗記錄；技術(shù)圖紙；人員資格證；安全評價報告等。 3.2公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，

2、并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。 3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)、簽署完備。 3.4歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌。 3.5歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系。 3.6歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。 3.7歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應附發(fā)文底稿。 3.8歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。 3.9非紙質(zhì)文件材料應與其文字說明一并歸檔。 3.10外文（或少數(shù)民

3、族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。 3.11為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。 3.12歸檔范圍及保管期限（參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表） 3.13歸檔時間： （1）管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。 （2）凡專項工程、專題項目等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。 （3）外購設(shè)備儀器或引

4、進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。 （4）工程項目在竣工驗收后三個月內(nèi)接收歸檔。 （5）每年形成的會計檔案，由財務部及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。 （6）電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。 （7）榮譽檔案由辦公室收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。 （8）聲像檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔。 （9）相關(guān)會議（技術(shù)會議、專題會議、年度工作會議），在會議結(jié)束后歸檔。 （10）外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔。 （11）變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。 （12）公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗

5、時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。 （13）公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。 3.14檔案查（借）閱制度 檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度： （1）凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度，取得相關(guān)領(lǐng)導簽字，同時做登記。 （2）本公司有關(guān)人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導批準簽字。但要如期歸還。 （3）借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，

6、須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時反映給主管領(lǐng)導。 （4）外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總經(jīng)理同意審核后方能帶出。 （5）凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。 3.15檔案的保密制度 （1）凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。 （2）非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案室，檔案室門窗及箱柜應及時關(guān)鎖。 （3）全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應追究責任。 （4）凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須

7、辦理相關(guān)手續(xù)。 （5）查閱人員對檔案內(nèi)容承擔保密義務，違反規(guī)定造成后果者必須追究責任。 （6）檔案人員要忠于職守，認真執(zhí)行各項保密制度。 （7）定期對保密檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。 3.16檔案室管理制度 （1）檔案存入檢查： 1）檔案出入檔案室要清點、登記。 2）定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。 （2）檔案室管理： 1）檔案室未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進入。 2）檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。 3）檔案室門窗須安裝窗簾，檔案室內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100lx。 4）避免光線直射檔案

8、，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。 5）檔案室嚴禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災的可能。 6）檔案室須與辦公室、閱檔室分開，并要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。 7）做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準確、及時、科學的統(tǒng)計工作。 8）建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計臺帳。 3.17檔案鑒定、銷毀制度 （1）根據(jù)《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。 （2）保管期限分永久、長期、短期三

9、種。介于兩種保管期限，保管期限從長。 （3）從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。 （4）檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質(zhì)量達到規(guī)定標準。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確，不完整，應及時責成有關(guān)部門修改、補充。 （5）銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告報總經(jīng)理審批。銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。 3.18檔案工作人員崗位職責 （1）認真學習貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。 （2）負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。 （3）積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。 （4）做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。 （5）嚴格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內(nèi)容。 （6）負責對本部門檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。 6