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                         版本版次：A0 環(huán)境管理系統(tǒng) 制定日期:16 年 05月 15日文 件 編 號 修改日期:XX-2-08 環(huán)境記錄管理程序 頁  次：  1/3一、目的確保與體系活動有關(guān)之環(huán)境記錄，易于閱讀、識別、查閱、歸檔、儲存、維護與處理，以證明所需環(huán)境已達成且證明環(huán)境管理系統(tǒng)之有效運作。二、范圍本公司及來自相關(guān)方之有關(guān)環(huán)境記錄均屬之，如各階段環(huán)境監(jiān)測記錄，內(nèi)部環(huán)境稽核報告，測量儀器的內(nèi)外校對記錄，環(huán)境因素識別表，環(huán)境因素清單，管理評審……等。三、標準ISO14001/2015 7.5.2 創(chuàng)建和更新 7.5.3 文件化信息的控制四、權(quán)責各相關(guān)責任單位:對環(huán)境記錄的保管與維護。五、定義環(huán)境記錄：是指顯示遵照體系而實施之活動或已達成之結(jié)果的客觀證據(jù)之文書， （記錄亦可使用磁盤，光盤等之媒介物） 。六、作業(yè)內(nèi)容6.1記錄的書寫與修改。6.1.1書寫6.1.1.1書寫時須以不容易褪色,不容易擦除之方法；6.1.1.2不得使用鉛筆；6.1.1.3核準者不得用文字處理機打印但可用印章。6.1.2修改6.1.2.1修改環(huán)境記錄時,須以容易明白其原委之方法來進行,并視情形,標示修改日、修改者。6.1.2.2修改時不可以用修正液等予以清除,須將訂正處以(二條)抹除線等劃除并修改。6.2需管制保存之環(huán)境記錄以【環(huán)境記錄管制一覽表】管理,文管中心負責在文件制訂、修訂或廢止時,若有相關(guān)之環(huán)境記錄變更應(yīng)實時制作一份最新的【環(huán)境記錄管制一覽表】,并依三階文件分發(fā)、回收方式作業(yè)。6.3環(huán)境記錄之歸檔,儲存,維護原則。6.3.1歸檔方式6.3.1.1環(huán)境記錄編號采流水號碼者:其歸檔方式采流水碼由小而大連續(xù)編成。廣州市 xx 有限公司版本版次：A0 環(huán)境管理系統(tǒng) 制定日期:16 年 05月 15日文 件 編 號 修改日期:XX-2-08環(huán)境記錄管理程序 頁  次：  2/36.3.1.2環(huán)境記錄編號采用單據(jù)編號原則者:依單據(jù)編號連續(xù)編成順序排列。6.3.1.3無流水號或單據(jù)編號者:采記錄日期依序歸檔。6.3.1.3.1窗體無編碼者各部門依以下編碼原則自行編之:* ** ** ** **6.3.1.3.2部門代碼:MA :管理代表     Q:品保部   P:生產(chǎn)部   S:營業(yè)       MM:管理部6.3.2歸檔時機:依各種記錄選擇最適當?shù)臅r機予以整理歸檔,如:6.3.2.1每日整理方式:如日報表……6.3.2.2每月整理方式:如月報表……6.3.2.3每季整理方式:如日報,周報,月報……6.3.2.4每半年整理方式:如月報……6.3.2.5每年整理方式:如月報,季報,年報……6.3.3歸檔標示:于整理歸檔完成時,環(huán)境記錄之外部、封箱外部加以標示,環(huán)境記錄內(nèi)容及期間之環(huán)境記錄,以達易于取閱之原則,如標示于檔案夾之外部或整理成疊之日報表封頁上。6.3.4歸檔索引:索引方式可如上述歸檔標示方式或于環(huán)境記錄之封頁內(nèi)加“目錄索引”,便于查閱。6.3.5儲存原則:6.3.5.1為達資料儲存之完整與有效性,外來傳真資料需再次以復(fù)印機復(fù)印方式處理；流水號(01-09)日月年部門代碼廣州市 xx 有限公司版本版次：A0 環(huán)境管理系統(tǒng) 制定日期:16 年 05月 15日文 件 編 號 修改日期:XX-2-08環(huán)境記錄管理程序 頁  次：  3/36.3.5.2儲存于檔案夾(柜)中；6.3.5.3匯整整理捆綁方式,裝訂成冊；   6.3.5.4置于箱中,抽屜中,擺放整齊；6.3.5.5儲存于信息系統(tǒng)中。6.3.6儲存之環(huán)境記錄應(yīng)定期(如每年年終)予以檢視,若發(fā)現(xiàn)變質(zhì)或損毀時,應(yīng)立即處理,并保存其完整性,若完整性不足時,應(yīng)知會相關(guān)單位,盡可能補建資料,若無法補建完整,應(yīng)報請管理代表裁決。6.4若客戶或供貨商欲查閱或索取所需之記錄時,若合約有規(guī)定,在雙方同意的時間內(nèi),應(yīng)可提供其評估使用。6.5環(huán)境記錄可為書面、樣本或儲存于信息系統(tǒng)內(nèi)。6.6環(huán)境記錄之保存期限依【環(huán)境記錄管制一覽表】所載,若法規(guī)有規(guī)定或客戶有要求者,應(yīng)按法規(guī)規(guī)定或客戶合約要求之年限保存。6.7逾期環(huán)境記錄之銷毀各保存單位在每月底檢視庫存檔案,超過保存期限者,得自行決定銷毀或繼續(xù)保存,如屬保密性環(huán)境記錄則統(tǒng)一由行政部用碎紙機銷毀。七、參考文件7.1《文件與資料管制程序》八、流程圖無九、使用表單9.1《環(huán)境記錄管制一覽表》