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WebOffice辦公信息平臺系統(tǒng) 管理員手冊 深圳市啟天軟件技術(shù)有限公司 前言 非常感謝您使用WebOffice企業(yè)辦公信息平臺系統(tǒng) WebOffice企業(yè)辦公信息平臺系統(tǒng)是深圳市啟天軟件技術(shù)有限公司推出的基于知識 管理的辦公自動化系列軟件之一 在以后的介紹中簡稱為WebOffice WebOffice是一套即可應(yīng)用于企業(yè)局域網(wǎng)又可滿足互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用需求的大型服務(wù)端軟 件系統(tǒng) 也是一套真正實用的 全面支持中文應(yīng)用的 先進(jìn)完整的知識管理解決方案 該系統(tǒng)的開發(fā)完成充分體現(xiàn)了啟天公司領(lǐng)先的技術(shù)實力和應(yīng)用經(jīng)驗 WebOffice具有友好的操作界面 實用的辦公功能和良好的可擴(kuò)充性 并最大程度 地融入了當(dāng)代最新的 知識管理 協(xié)同辦公 的第三代 辦公自動化 理念 通過啟天公 司獨有的技術(shù)實現(xiàn)方式 將我國的現(xiàn)代企業(yè)帶入一個嶄新的 知識 辦公環(huán)境 功能強(qiáng)大 權(quán)限管理嚴(yán)格的文檔數(shù)據(jù)庫使您一改被動地去搜尋 查找 組織和利 用為主動地接受所有與您的業(yè)務(wù) 管理 決策等相關(guān)的信息 讓您在第一個時間即可 有效地利用 通過WebOffice您能夠以郵件 短消息 手機(jī)短信等多種方式進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部通訊 查看您被授權(quán)的與您相關(guān)的部門信息或公司公告 WebOffice還可以幫助您在網(wǎng)上進(jìn)行工作流程處理 審批或提交各種工作或事務(wù)申 請 真正實現(xiàn) 足不出室 的網(wǎng)上辦公 WebOffice還提供了許多擴(kuò)展的實用功能 如網(wǎng)上訂餐 網(wǎng)上圖書館 客戶信息管 理等 對于軟件升級或由于版本差異所帶來的界面和操作的不同 以實際軟件為準(zhǔn) 本手冊將教會您如何使用WebOffice進(jìn)行快捷 高效的網(wǎng)上辦公 管理員手冊目錄 一 系統(tǒng)管理員 3 二 用戶和組管理 3 1 用戶和組的概念 3 2 系統(tǒng)各管理組權(quán)限控制 4 3 登錄用戶和組管理 4 4 登錄組管理 5 三 文檔公告管理 7 1 創(chuàng)建文檔版塊 8 2 創(chuàng)建文檔庫 8 3 自定義版塊排序 8 4 文檔類別管理 9 5 設(shè)定文檔庫的閱讀權(quán)限 9 四 信息廣播系統(tǒng)管理 10 1 添加信息 10 2 管理信息 11 3 歷史記錄 11 4 信息查詢 12 五 工作流管理 13 1 創(chuàng)建工作流 13 2 管理工作流 15 3 管理工作流申請 16 4 已刪除工作流 17 5 已刪除申請 17 6 定義后臺管理員 18 六 查看日志 18 1 查詢?nèi)罩?19 2 備份日志 19 3 恢復(fù)日志 19 4 清空所有日志 20 WebOffice2000 管理員手冊 WebOffice2000 企業(yè)辦公信息平臺系統(tǒng)是由深圳市啟天軟件技術(shù)有限公司開發(fā) 是企事業(yè)單位實現(xiàn)辦公自動化管理的優(yōu)秀解決方案 本手冊面向 WebOffice2000 系統(tǒng)的各級管理員 為他們對本系統(tǒng)的用戶和組管理 文檔公告管理 信息廣播管理 工作流管理 查看日志 數(shù)據(jù)庫備份提供詳細(xì)的操作 說明和系統(tǒng)幫助 一 系統(tǒng)管理員 系統(tǒng)安裝以后 會自動生成兩個的最高管理員用戶 administrator 和 aduser 默認(rèn) 密碼均為 123456 Administrator 是整個系統(tǒng)的最高管理員 不但可以管理所有用戶和組的權(quán)限 而且可以管理文檔公告庫 工作電子流和信息廣播系統(tǒng)等所有后臺權(quán)限 Aduser 是最高用戶管理員 可以管理所有用戶和組 可以設(shè)定用戶和組的關(guān)系 二 用戶和組管理 1 用戶和組的概念 用戶 對于企事業(yè)單位來講 每位工作人員就是一個用戶 可以 用 工號 作為登錄名 原始密碼 是由用戶和組管理員設(shè)定 一般用 戶可以在 個人設(shè)置 中自行修改 每位用戶都屬于不同的組 擁 有該組的系統(tǒng)權(quán)限 組 可以由幾個用戶或組組成 共同擁有該組的權(quán)限 企事業(yè)單位可以根據(jù)不同 部門設(shè)置若干個組 如在企業(yè)中 可將市場部定義為一個組 也可以根據(jù)崗位的橫向 關(guān)系建立組 如秘書組包含各部門的秘書 還可以建立臨時工作小組 如 XX 項目組 一個組還能包含另一個組 如市場部可以包含銷售部 市場規(guī)劃部等 還可以針對 本系統(tǒng)某一功能產(chǎn)生一個權(quán)限組 如對系統(tǒng)的每一個文檔庫都可以產(chǎn)生一個管理組 用戶 2 用戶 4 用戶 3 用戶 5 組 B 用戶 1 組 D 組 A 組 C 總之 組的建立是非常靈活的 組的數(shù)目不受限制 一個幾千人的企業(yè)可能會在 內(nèi)部建立幾千個用戶組 這些都由用戶管理員根據(jù)具體情況來進(jìn)行設(shè)置 2 系統(tǒng)各管理組權(quán)限控制 電子流管理組 adstream 控制工作電子流創(chuàng)建 管理等權(quán)限 會議管理組 admeeting 控制會議創(chuàng)建 管理 會議室管理等權(quán)限 全體員工 ALL 系統(tǒng)默認(rèn)組 影響日程安排查詢 3 登錄用戶和組管理 選擇快速通道的 用戶和組管理 用 administrator 和 aduser 身份登錄 即可進(jìn) 入用戶和組管理界面 如下圖 點擊 添加用戶 按鍵進(jìn)入添加用戶界面 輸入需要添加的用戶工號 ID 姓名 單用戶查詢 用戶和組管理切換 頁面間跳轉(zhuǎn) 選中刪除 點擊修改用戶信息 后臺功能菜單 點擊進(jìn)入用戶管理 和初始密碼 如需設(shè)定用戶所屬的群組 則可以選擇 屬于的組 右邊的 選擇組 則會彈出 一個新窗口 窗口左邊顯示了已有的工作組 用鼠標(biāo)在右邊選取希望加入的工作組 點擊 添加 按鍵將組加到用戶的屬性中 然后點擊左下角的 選擇 即可完成用戶 所屬組的添加 由于每個組有其特定的權(quán)限 在添加組的過程中 即實現(xiàn)了用戶權(quán)限 的控制 所有屬性設(shè)定完后 點擊 保存 按鍵 即可生成新的用戶 具體操作如下圖所示 4 登錄組管理 進(jìn)入添加用戶 輸入工號 姓 名 設(shè)定初始密碼 確定用戶權(quán)限 先選中 再添加 選中一個組 選中刪除 最后 選擇 確認(rèn) 點擊 添加組 按鍵進(jìn)入添加組界面 輸入需要添加的組 ID 為了區(qū)別于用戶名 建議采用英文字母 組名 即組的描述 可用中文表示 如需設(shè)定組中所包含的用戶 可選擇 包含的用戶 右邊的 選擇用戶 按鍵 則會彈出一個新窗口 窗口左邊將顯示已有的用戶 用鼠標(biāo)選取窗口右邊希望加入的 用戶 點擊添加按鍵將其加入 然后點擊左下角的 選擇 即可完成該組用戶的添加 如需設(shè)定組中所包含的組 則可以選擇 包含的組 右邊的 選擇組 具體操作 與選擇 包含的用戶 相同 所有屬性設(shè)定完后 點擊 保存 按鍵 即可生成新的組 單組別查詢 用戶和組管理切換 頁面間跳轉(zhuǎn) 選中刪除 點擊修改組信息 進(jìn)入組管理 進(jìn)入添加組 輸入組 ID 組名 選擇包含的用戶和組 保存確認(rèn)組完成 1 編輯用戶和組的屬性 在用戶管理界面 直接點擊員工工號和組的 ID 號 即可直接進(jìn)入用戶和組的 編輯狀態(tài) 修改相關(guān)屬性 然后點擊 保存 完成對用戶和組屬性的修改 2 刪除用戶和組 在用戶管理界面 選擇用戶和組左首的復(fù)選框 點擊左下角的 刪除 按鍵 即可立刻刪除用戶和組 三 文檔公告管理 選擇快速通道的 文檔公告管理 直接進(jìn)入文檔公告庫的后臺管理系統(tǒng) 如下圖 所示 點擊修改 版塊名稱 創(chuàng)建文檔版塊 文檔版塊排序 文檔類別 功能圖示說明 點擊修改 文檔名稱 創(chuàng)建新 文檔庫 設(shè)定 文檔 閱讀 權(quán)限 直接刪除文檔模塊 文檔庫 編輯文檔模塊 文檔庫 1 創(chuàng)建文檔版塊 點擊 創(chuàng)建文檔版塊 填寫新的版塊名稱 可以創(chuàng)建新的文檔庫版塊 大的文檔 庫類別 如市場部等 2 創(chuàng)建文檔庫 在文檔版塊中點擊 創(chuàng)建文檔公告庫 圖標(biāo) 輸入名稱 選擇文檔庫類型 即可 創(chuàng)建新的文檔庫 文檔庫類型分為 文檔 公告 討論組 兩種類型 選擇不同的類型會生成不 同的文檔庫 它將會直接影響前臺文檔創(chuàng)建形式 其具體操作同 創(chuàng)建文檔版塊 類 似 3 自定義版塊排序 在這里您可以很方便的對文檔版塊進(jìn)行顯示排序管理 點擊 自定義版塊排序 進(jìn)入如下圖所示頁面 輸入版塊名稱 提交完成版塊創(chuàng)建 輸入排列序號 確認(rèn)提交 4 文檔類別管理 在文檔庫中添加類別 可以讓您更好的管理文檔 把文檔進(jìn)行歸類存放 便于文 檔查找搜索 5 設(shè)定文檔庫的閱讀權(quán)限 點擊每個文檔庫右側(cè)的 存取控制 按鍵 則系統(tǒng)彈出一個新窗口 如下圖 點擊 選擇用戶 和 選擇組 按鍵 選擇需要添加的用戶和組 點擊 提交 按鍵即可完成添加各權(quán)限的用戶和組 權(quán)限類別定義 管理權(quán)限 可以刪除 編輯 創(chuàng)建 閱讀所有文檔信息 創(chuàng)建文 檔類別 刪除類別 編輯類別 修改類 別名稱 選擇不同權(quán)限的用戶 選擇不同權(quán)限的組 提交完成權(quán)限添加 編輯權(quán)限 只可以編輯 創(chuàng)建 閱讀所有文檔信息 創(chuàng)建權(quán)限 只可以創(chuàng)建 閱讀所有文檔信息 閱讀權(quán)限 只可以閱讀所有文檔信息 不能發(fā)布和更改信息 四 信息廣播系統(tǒng)管理 從快速通道里面的系統(tǒng)設(shè)置區(qū)中選擇 信息廣播管理 即可進(jìn)入信息廣播系統(tǒng)的 管理后臺 如下圖 1 添加信息 點擊 添加信息 進(jìn)入添加滾動新聞窗口 填寫新聞標(biāo)題和內(nèi)容后即可發(fā)布 發(fā) 布的信息在每位員工的工作臺面上方導(dǎo)航條下滾動播出 信息廣播管理功能菜單 信息廣播列表 點擊標(biāo)題 修改信息 提交完成廣播發(fā)布 輸入詳細(xì)內(nèi)容 輸入標(biāo)題 輸入資料來源 或由系統(tǒng)自動 識別 例 由 文檔轉(zhuǎn)發(fā)廣播 信息 則會出 現(xiàn)文檔出處 2 管理信息 直接點擊已有的新聞標(biāo)題 即可進(jìn)入已有新聞管理頁面 在這里 您可以對廣播 信息進(jìn)行修改 刪除操作 修改信息 將信息相關(guān)內(nèi)容修改后 點擊提交即可完成修改 刪除信息 在上圖 修改廣播信息 窗口中 點擊 刪除 按鍵即可立刻刪除新聞 3 歷史記錄 單擊標(biāo)題打開 已刪除的廣播信息 列表窗口 可以查看和刪除歷史紀(jì)錄 如下 圖所示 廣播自動結(jié)束時間 點擊刪除廣播信息 可上載附件 提交完成廣播修改 在已刪除的歷史記錄列表中 您可以查看到所有曾經(jīng)發(fā)布過的廣播新聞 4 信息查詢 信息查詢只可以查詢出已刪除的所有廣播信息 您可以利用標(biāo)題 內(nèi)容 來源 發(fā)布人 發(fā)布時間進(jìn)行多條件模糊查詢 單擊標(biāo)題可打 開 已刪除的 廣播信息 窗 口 查看和刪除歷 史紀(jì)錄 五 工作流管理 在快速通道中點擊 工作電子流管理 進(jìn)入如下界面 1 創(chuàng)建工作流 進(jìn)入工作電子流界面 點擊創(chuàng)建電子流 就會出現(xiàn)新增電子流界面 如下圖 傳閱方式 分為 一個接一個 和 一起批閱 兩種方式 工作流 系統(tǒng) 功能條 點擊查看 編輯工作流 步驟 1 填寫工作流 說明信息 步驟 2 設(shè)定傳閱方式 申請人可再次 編輯工作流內(nèi)容 一個接一個 是指選定的工作電子流需經(jīng)第一審批人審批后 才能傳送到第二 審批人 以此類推 比較典型的電子流有 請假 工作流 它是經(jīng)部門主管審批后再 送上級部門審批 最后送人事部審批 執(zhí)行 一起批閱 指申請的工作流是經(jīng)過全體一起批閱的 比較典型的有 文件傳閱 工作流 文件是同時傳給所有領(lǐng)導(dǎo)人批閱的 只有等所有領(lǐng)導(dǎo)都批閱后才算結(jié)束 管理員 可以定義一個或多個管理員 組 從庫中選擇 可以直接選取 步驟 3 定義管理本工作流的人 定義使用本工作流的人 步驟 4 可選擇多個審批人 審批人可提出審批意見 定義審批人 的各種方式 選擇審批人窗口 審批人數(shù) 可已定義審批人的數(shù)量 當(dāng)選中人數(shù)后 電子流的右面 審批人詳細(xì)資料 會出現(xiàn)與審批人數(shù)對應(yīng)的審批人數(shù)目 審批人注釋 選擇 是 時 則審批人在審批申請時 可以填寫審批意見 審批人定義 點擊 審批人 按鍵 則彈出 選擇審批人 窗口 如上圖 文檔源方式 分為如下四種方式 1 從簡表中獲取 從簡短的用戶列表中選取審批人 2 數(shù)據(jù)庫里選擇 直接從用戶數(shù)據(jù)庫中選擇定義 3 用戶提交時定義 由申請工作流的用戶在申請時自行定義審批人 此種 類型比較適合審批人不固定的情況 4 由上一審批人定義 申請?zhí)峤缓?由上一審批人根據(jù)具體情況定義下面的 審批人 執(zhí)行人 申請審批完成后 最后的執(zhí)行工作的人員 例如 請假申請同意后 交 由人事考勤人員具體執(zhí)行 完成以上步驟 即可創(chuàng)建一個新的工作電子流 2 管理工作流 點擊 管理工作流 按鍵進(jìn)入管理界面 即進(jìn)入工作流系統(tǒng)首頁面 可以查看所 有工作電子流 點擊需要修改的電子流 進(jìn)入電子流的詳細(xì)信息界面 選擇 編輯 按鍵可以修改 刪除電子流 還可重新定義各電子流的管理者及相關(guān)審批人 步驟 5 步驟 6 注意 各電子流管理員只可管理屬于自已權(quán)限的電子流類 3 管理工作流申請 可以監(jiān)控 管理 刪除各普通員工的電子流申請 點擊 管理用戶申請 可以看 到所有用戶申請 點擊標(biāo)題可直接進(jìn)入用戶申請的工作流中 并可查看申請的詳細(xì)信 息 點擊 刪除 可刪除用戶申請 點擊標(biāo)題 直接進(jìn)入 類別顯示 審批狀態(tài) 申請時間 申請人 4 已刪除工作流 點擊 已刪除工作流 可查看歷史記錄中的工作流 并可以將其恢復(fù)運(yùn)行 5 已刪除申請 點擊 已刪除申請 可查看已刪除的所有工作流申請 點擊這里 恢復(fù)運(yùn)行 注意 在這里 您如果徹底清除選定的申請 就再也無法查看該申請了 6 定義后臺管理員 在 定義后臺管理員 界面中我們可以看到 每個工作流管理員可創(chuàng)建不同類別 的工作流供給特定的群組成員使用 并且各工作電子流管理員只可管理屬于自已權(quán)限 的工作流類別 六 查看日志 在 快速通道 中選擇 查看日志 進(jìn)入如下圖所示頁面 定義用戶組 定義管理員 管理員職能描述 查看日志功能條 查看日志功能條 查看 用戶 信息 系統(tǒng) 日志 詳細(xì) 內(nèi)容 在系統(tǒng)日志中 您可以查看到所有登陸用戶在各模塊中的詳細(xì)操作 為了便于您 迅速查看到您所需的信息 以及對系統(tǒng)日志的妥善保存 系統(tǒng)還設(shè)置了查詢?nèi)罩?備 份日志 恢復(fù)日志 清空所有日志功能模塊 1 查詢?nèi)罩?2 備份日志 3 恢復(fù)日志 關(guān)鍵字 綜合查詢 開始搜索 選定日志備 份的時間段 選定恢復(fù)日 志的時間段 4 清空所有日志 點擊 清空所有日志 即把到目前為止的所有日志進(jìn)行刪除 如果沒有進(jìn)行日志 備份將無法挽回數(shù)據(jù) 請您慎重選擇