Word 超強知識干貨從新手到高手的進階指南一、基礎(chǔ)操作技巧（一）快速訪問工具欄自定義在日常使用 Word 的過程中，你是否經(jīng)常覺得一些常用功能的操作路徑過于繁瑣？比如格式刷，每次使用都要在 “開始” 選項卡中尋找其實，我們可以將這些常用功能添加到快速訪問工具欄，實現(xiàn)一鍵調(diào)用操作方法很簡單，只需右鍵點擊你常用的功能按鈕，如 “格式刷”，然后選擇「添加到快速訪問工具欄」即可此外，快速訪問工具欄還支持自定義順序，你可以通過點擊工具欄右側(cè)的下拉箭頭，選擇 “其他命令”，在彈出的 “Word 選項” 對話框中，對添加到快速訪問工具欄的命令進行排序，將最常用的功能放在最顯眼的位置，大大提高操作效率二）文本選擇的藝術(shù)矩形選擇：當你需要選擇表格中的某一列數(shù)據(jù)，或者對一段文本進行垂直方向的選擇時，按住鍵拖動鼠標，就可以實現(xiàn)矩形區(qū)域的文本選擇這在處理一些對齊內(nèi)容時非常實用，比如從一段包含多列數(shù)據(jù)的文本中快速選中某一列快速全選與精準選擇： 是全選文檔的快捷鍵，這個大家都比較熟悉但如果只想選中特定的內(nèi)容，還有一些小技巧例如， 可以精準選中整句，對于需要單獨處理某句話的情況很有幫助。

此外，雙擊段落左側(cè)空白處可以選中整個段落，三擊則可以選中整篇文檔，熟練掌握這些技巧，能讓你在文本選擇上更加得心應(yīng)手選擇格式相似的文本：當你想要統(tǒng)一文檔中格式相同的文本格式時，一個一個去選效率太低此時，將鼠標定位到任意一處設(shè)置了格式的內(nèi)容中，單擊 “開始” 選項卡的 “編輯” 組中的 “選擇” 按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇 “選擇格式相似的文本” 命令，Word 會自動識別并選中文檔中所有格式相似的文本，方便你進行批量格式修改三）高效的快捷鍵操作基本編輯快捷鍵：（復(fù)制）、（粘貼）、（剪切）是最常用的編輯快捷鍵，大家應(yīng)該都已經(jīng)熟練掌握除此之外， 用于撤銷上一步操作， 則是恢復(fù)撤銷的操作，這兩個快捷鍵在處理復(fù)雜文檔時非常實用，能讓你隨時糾正錯誤操作 用于保存文檔，養(yǎng)成經(jīng)常保存的好習(xí)慣，可以避免因意外情況導(dǎo)致文檔內(nèi)容丟失文本格式快捷鍵： 應(yīng)用或取消加粗格式設(shè)置， 應(yīng)用或取消傾斜格式設(shè)置， 應(yīng)用或取消下劃線格式設(shè)置。

想要快速調(diào)整字體大小， 可以縮小字體， 則可以放大字體如果需要更詳細地設(shè)置字體，按 < Ctrl + D > 可調(diào)出字體欄，配合 < Tab + Enter > 全鍵盤操作，無需鼠標即可完成字體格式的調(diào)整段落排版快捷鍵： 實現(xiàn)左對齊， 居中對齊， 右對齊， 兩端對齊在設(shè)置行距方面， 設(shè)置當前段落行距為 1 倍， 設(shè)置為 2 倍行距， 設(shè)置為 1.5 倍行距這些快捷鍵能夠讓你快速調(diào)整段落的排版格式，提高文檔的整體美觀度其他實用快捷鍵： 用于查找內(nèi)容， 用于替換內(nèi)容，這兩個快捷鍵在處理長文檔時尤為重要，能幫助你快速定位和修改文本 可以切換英文大小寫，方便在輸入英文時進行大小寫轉(zhuǎn)換 可快速縮放頁面，當你需要查看文檔的整體布局或細節(jié)內(nèi)容時，這個快捷鍵能讓你輕松實現(xiàn)頁面縮放四）快速重復(fù)操作在 Word 中，按鍵可重復(fù)上一步操作，這是一個非常強大但容易被忽視的功能。

例如，你剛剛設(shè)置了一段文字為紅色加粗，接下來想要對其他段落的文字應(yīng)用相同的格式，只需選中這些文字，然后按下鍵，Word 會自動重復(fù)上一次的格式設(shè)置操作，將選中文字也設(shè)置為紅色加粗這個功能不僅適用于格式設(shè)置，像插入元素（如圖片、表格等）、輸入文本等操作，都可以通過鍵快速重復(fù)，大大提高操作效率五）顯示 / 隱藏編輯標記在編輯文檔時，有時我們需要查看文檔中的段落標記、空格、制表符等編輯標記，以便更好地進行排版和格式調(diào)整點擊 “文件” 選項卡，選擇 “選項”，在彈出的 “Word 選項” 對話框中，選中左側(cè)的 “顯示” 選項，在右側(cè)的 “始終在屏幕上顯示這些格式標記” 欄下，勾選相應(yīng)的標記，如 “段落標記”“空格”“制表符” 等，即可在文檔中顯示這些編輯標記當你完成排版后，覺得這些標記影響文檔的閱讀美觀性，也可以通過同樣的方法取消勾選，將它們隱藏起來六）使用自動更正功能自動更正功能可以幫助我們快速糾正常見的輸入錯誤，同時還能實現(xiàn)一些快捷輸入點擊 “文件” 選項卡，選擇 “選項”，在彈出的 “Word 選項” 對話框中，選中左側(cè)的 “校對” 選項，在右側(cè)的 “自動更正選項” 中，單擊 “自動更正選項（A）” 按鈕。

在彈出的 “自動更正” 對話框中，你可以在 “替換（R）” 下的表格中輸入容易出錯的內(nèi)容，在 “替換為（W）” 下的表格中輸入正確的內(nèi)容，然后點擊 “添加（A）” 按鈕并 “確定”例如，你經(jīng)常將 “的地得” 混淆，就可以在 “替換” 框中輸入錯誤的用法，在 “替換為” 框中輸入正確的，這樣在后續(xù)輸入時，Word 會自動幫你更正此外，你還可以利用這個功能設(shè)置一些快捷輸入，比如輸入 “sj”，自動替換為 “時間”，提高輸入效率七）巧用剪切板通常情況下，我們復(fù)制內(nèi)容后只能粘貼最后一次復(fù)制的內(nèi)容但在 Word 中，通過使用剪切板，我們可以復(fù)制多項內(nèi)容，并根據(jù)需要進行選擇性粘貼選擇 “開始” 選項卡下的 “剪貼板” 分組，點擊剪貼板旁邊提示更多選項的 “方塊上一個向右下的小箭頭”，這時編輯界面會出現(xiàn)一個剪貼板窗口，里邊會記錄你當前選中的待復(fù)制內(nèi)容當你需要粘貼時，只需將光標定位至要粘貼的位置，然后在剪貼板中選中想要復(fù)制的內(nèi)容，光標處就會出現(xiàn)選中的要復(fù)制的內(nèi)容這個功能在需要從多個不同位置復(fù)制內(nèi)容并粘貼到一處時非常實用，避免了反復(fù)切換復(fù)制源的麻煩八）設(shè)置默認粘貼格式Word 默認的粘貼格式是 “保留源格式”，但在很多情況下，我們可能更希望粘貼后的內(nèi)容能與當前文檔的格式一致，即使用 “合并格式” 或者 “無格式” 粘貼。

這時，我們可以設(shè)置默認粘貼格式在 “開始” 選項卡的 “剪貼板” 分組中單擊 “粘貼” 按鈕下方的下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇 “設(shè)置默認粘貼” 命令此時會彈出 “Word 選項” 對話框，在左邊菜單選中 “高級”，右側(cè)拉到 “剪切、復(fù)制和粘貼” 欄，選擇你想要的粘貼格式，如 “合并格式” 或 “無格式粘貼”設(shè)置完成后，以后使用 < Ctrl + V > 進行粘貼時，就會按照你設(shè)置的默認格式進行粘貼，無需每次都手動選擇粘貼格式二、樣式與排版技巧（一）樣式的強大功能統(tǒng)一文檔格式：在 Word 中，樣式是實現(xiàn)文檔格式統(tǒng)一的關(guān)鍵工具通過「開始」選項卡中的「樣式」功能區(qū)，我們可以方便地為文檔中的標題、正文等不同部分設(shè)置統(tǒng)一的格式例如，將所有一級標題設(shè)置為 “標題 1” 樣式，字體為黑體、二號字、加粗，段落間距段前 1 行、段后 0.5 行；將正文設(shè)置為 “正文” 樣式，字體為宋體、小四號字，行距為 1.5 倍行距這樣，當我們需要對文檔格式進行整體修改時，只需要修改相應(yīng)的樣式，文檔中所有應(yīng)用該樣式的內(nèi)容都會自動更新，大大提高了工作效率快速生成目錄：正確使用樣式是自動生成目錄的前提在設(shè)置好各級標題的樣式后，點擊「引用 → 目錄 → 自動目錄」，Word 會根據(jù)文檔中應(yīng)用的標題樣式自動生成目錄。

而且，當文檔內(nèi)容發(fā)生變化，標題有所增減或順序調(diào)整時，只需更新目錄，目錄會自動同步文檔的最新結(jié)構(gòu)，確保目錄與文檔內(nèi)容始終保持一致創(chuàng)建自定義樣式：如果 Word 自帶的樣式不能滿足我們的需求，我們還可以創(chuàng)建自定義樣式在 “樣式” 功能區(qū)中，點擊右下角的擴展按鈕，在彈出的 “樣式” 窗格中，點擊 “新建樣式” 按鈕在 “根據(jù)格式設(shè)置創(chuàng)建新樣式” 對話框中，我們可以設(shè)置樣式的名稱、格式（包括字體、字號、顏色、段落格式等），還可以選擇樣式的基準（即基于哪個現(xiàn)有樣式進行修改）和后續(xù)段落樣式（應(yīng)用該樣式后，按回車鍵新建段落時默認應(yīng)用的樣式）創(chuàng)建好自定義樣式后，它會出現(xiàn)在 “樣式” 窗格中，供我們隨時應(yīng)用到文檔內(nèi)容中二）分節(jié)符的神奇用途獨立設(shè)置頁面格式：插入分節(jié)符（布局 → 分隔符 → 分節(jié)符）可以將文檔劃分為不同的節(jié)，每個節(jié)都可以獨立設(shè)置頁面格式，如頁眉、頁腳、紙張方向、頁邊距等例如，在一篇文檔中，前幾頁需要設(shè)置為縱向頁面，中間部分需要橫向頁面展示表格或圖片，后面又恢復(fù)為縱向頁面，這時就可以通過插入分節(jié)符，在不同的節(jié)中分別設(shè)置紙張方向，實現(xiàn)靈活的頁面布局設(shè)置不同的頁眉頁腳：分節(jié)符在設(shè)置頁眉頁腳方面也非常有用。

我們可以利用分節(jié)符，使文檔的不同部分擁有不同的頁眉頁腳比如，在一篇論文中，封面不需要頁眉頁腳，目錄頁的頁眉為 “目錄”，頁碼格式為羅馬數(shù)字，正文部分的頁眉為章節(jié)標題，頁碼格式為阿拉伯數(shù)字通過在封面、目錄、正文之間插入分節(jié)符，并分別設(shè)置各節(jié)的頁眉頁腳，取消 “鏈接到前一條頁眉” 選項，就可以輕松實現(xiàn)這種多樣化的頁眉頁腳設(shè)置控制頁碼的起始和格式：通過分節(jié)符，我們還能精確控制頁碼的起始位置和格式例如，目錄頁的頁碼從 “i” 開始，正文部分的頁碼從 “1” 開始在目錄頁末尾插入分節(jié)符后，進入正文部分的頁眉頁腳設(shè)置，取消 “鏈接到前一條頁眉”，然后點擊 “頁碼” - “設(shè)置頁碼格式”，選擇頁碼的起始值為 “1”，即可實現(xiàn)正文頁碼從 “1” 開始計數(shù)同樣的方法，也可以用于設(shè)置不同節(jié)中頁碼的格式，如數(shù)字格式、字母格式等三）段落排版的細節(jié)首行縮進與懸掛縮進：設(shè)置段落首行縮進是文檔排版中常見的操作選取需要設(shè)置的段落，在 “開始” 選項卡的 “段落” 功能區(qū)中，點擊右下角的擴展按鈕，打開 “段落” 對話框在 “縮進和間距” 選項卡中，將 “特殊格式” 設(shè)置為 “首行縮進”，并根據(jù)需要設(shè)置縮進值，通常中文文檔設(shè)置為 2 字符。

懸掛縮進則與首行縮進相反，它是段落中除首行以外的其他行相對于首行的縮進例如，在一些參考文獻的排版中，經(jīng)常會使用懸掛縮進，使文獻內(nèi)容更加清晰易讀設(shè)置懸掛縮進的方法與首行縮進類似，在 “段落” 對話框中選擇 “懸掛縮進” 并設(shè)置縮進值即可段落間距與行距調(diào)整：合理的段落間距和行距可以使文檔閱讀起來更加舒適段落間距包括段前間距和段后間距，用于控制段落與段落之間的垂直距離行距則是指段落內(nèi)行與行之間的距離，常見的行距設(shè)置有單倍行距、1.5 倍行距、2 倍行距等，也可以根據(jù)需要自定義行距值在 “段落” 對話框中，我們可以在 “間距” 欄下設(shè)置 “段前”“段后” 的距離，在 “行距” 下拉菜單中選擇合適的行距選項一般來說，正文內(nèi)容使用 1.5 倍行距較為合適，段前和段后可以設(shè)置 6 磅左右的間距，這樣既能使段落之間區(qū)分明顯，又不會使文檔顯得過于松散對齊方式的選擇：Word 提供了多種段落對齊方式，包括左對齊、右對齊、居中對齊、兩端對齊和分散對齊左對齊是將段落文本沿頁面左側(cè)邊緣對齊，適用于大多數(shù)中文文檔的正文排版；右對齊常用于文檔的簽名、日期等需要靠右顯示的內(nèi)容；居中對齊常用于標題、圖表標題等需要突出顯示且在頁面中居中的文本；兩端對齊會使段落文本的左右兩端都對齊頁面邊緣，通過自動調(diào)整字符間距來實現(xiàn)，使文檔看起來更加整齊美觀，是正文排版中常用的對齊方式；分散對齊則是將段落中的字符均勻分布在一行中，使該行的文本左右兩端都對齊頁面邊緣，常用于一些特殊排版需求，如詩歌排版等。

在實際排版中，我們應(yīng)根據(jù)文檔內(nèi)容和風(fēng)格選擇合適的對齊方式四）避免。